一般財団法人自治体国際化協会ニューヨーク事務所 プライバシーポリシー
2026年4月1日改定
一般財団法人自治体国際化協会ニューヨーク事務所（以下「当事務所」ともいいます）は、皆様が信頼に基づき当事務所にご提供いただく個人情報を大切に管理することを重要な責務と考えています。当事務所は、個人情報の重要性を真摯に認識し、その信頼に値するよう適切な方法で個人情報を取り扱うことをお約束いたします。また、個人情報が不正に利用されることがないよう保護し、安全に保管するために合理的に必要な保護措置を講じます。
当事務所がどのように個人情報を利用するかをご理解いただくため、本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）をご確認ください。本ポリシーでは、当事務所の個人情報の取扱いおよび個人情報に関する権利と選択肢について説明します。
※自治体国際化協会ニューヨーク事務所について
一般財団法人自治体国際化協会は、日本の地方自治体の国際化を推進することを目的として設立された団体です。当事務所は、北米地域における地方自治体の国際交流、情報収集および発信、JETプログラム関連業務等を担っています。
適用範囲
本ポリシーは、当事務所が収集、利用、開示またはその他の方法で処理する個人情報のすべてに適用されます。これには以下の場合が含まれます。
- JETプログラム関係業務
- 海外活動支援に関する業務
- 講演会、セミナー、米国等自治体幹部の招聘その他のイベント等の開催に関する業務
- ニューズレターの配信その他の広報に関する業務
- 当事務所が運営するウェブサイトその他のオンラインサービスの運営
- 上記に関連する謝金・報酬等の支払いに関する業務
- その他当事務所運営に必要な業務
本ポリシーにおける「個人情報」とは、特定の個人を識別できる情報、または個人に合理的に関連付けられる情報を意味します。
当事務所は、本ポリシーに基づき取得した個人情報の管理者として、適切な管理および保護を行います。
取得する個人情報
当事務所は、以下の方法で個人情報を取得します。
- 本人から直接取得
- 業務委託先または関係機関から取得
- 当事務所が運用するウェブサイトの利用時に自動的に取得
取得する情報は業務内容に応じて異なりますが、以下の情報を含む場合があります。
総則:
- JETプログラム参加者および修了者 JETプログラムに関係する業務の実施のため、以下の情報を取得する場合があります。氏名、生年月日、住所、電子メールアドレス、電話番号、参加履歴、参加証明書発行に必要な情報。なお、JETプログラム参加者証明に関する申請フォームを通じて、本人からこれらの情報を取得する場合があります。
- 地方自治体および関係機関の担当者 地方自治体または関係機関との連携業務のため、以下の情報を取得する場合があります。氏名、所属組織、役職、電子メールアドレス、電話番号
- 海外活動支援の依頼者 地方自治体または関係機関からの海外活動支援依頼に関連して、以下の情報を取得する場合があります。氏名、所属団体、役職、連絡先
- 講演会・セミナー・その他のイベント等参加者 講演会、セミナーその他のイベント等の開催に関連して、以下の情報を取得する場合があります。氏名、所属、役職、電子メールアドレス、電話番号、参加履歴
- 講演者・登壇者・協力者 講演、執筆、イベント協力等に関連して謝金の支払いが発生する場合、以下の情報を取得する場合があります。氏名、住所、電子メールアドレス、電話番号、銀行口座情報、税務関連情報
- ニューズレター登録者 当事務所のニューズレター配信のため、氏名、電子メールアドレスその他登録フォームに入力された情報を取得する場合があります。これらの情報は、当事務所が利用するメール配信サービス提供者に連携される場合があります。
- 取引先および委託先担当者 業務委託または契約関係の管理のため、以下の情報を取得する場合があります。氏名、所属企業、役職、電子メールアドレス、電話番号
- 当事務所職員 当事務所の人事管理のため、以下の情報を取得する場合があります。氏名、住所、生年月日、連絡先、雇用情報
- 当事務所職員の家族 職員の福利厚生および緊急対応のため、以下の情報を取得する場合があります。氏名、続柄、連絡先
特別な種類の個人情報
当事務所は、業務の性質上、一定の場合において、適用されるデータ保護法令において「特別な種類の個人情報」またはこれに類するセンシティブな個人情報とみなされる可能性のある情報を取り扱うことがあります。これらの情報は、単独で、または他の情報と組み合わせることにより、個人の身元、経済状況、健康状態またはその他の高度に個人的な情報を明らかにする可能性があるため、通常の個人情報よりも高い保護水準が求められる場合があります。当事務所は、このような情報を取得または利用する場合には、適用される法令に従い、必要な範囲に限定して取得し、適切な安全管理措置を講じて取り扱います。当事務所が取り扱う可能性のある特別な種類の個人情報には、以下のような情報が含まれます。
- 政府発行の識別番号等 謝金の支払い、税務対応または法令遵守のために取得する政府発行の識別番号。例えば、以下の情報が含まれる場合があります。Social Security Number（SSN）、Taxpayer Identification Number（TIN）、パスポート番号またはその他の政府発行の身分証明番号
- 財務および支払情報 講演謝金、業務委託費用その他の支払いを行うために取得する金融情報。例えば、以下の情報が含まれます。銀行口座情報、支払先金融機関情報、税務関連情報
- 健康に関する情報 緊急対応のために必要となる場合に取得する健康関連情報。例えば、以下の情報が含まれる場合があります。緊急連絡対応のために提供される健康状態に関する情報、医療上の配慮が必要である旨の情報
当事務所は、適用法により必要とされる場合、これらの特別な種類の個人情報について、本人の同意を取得するか、または法令上認められるその他の適法な根拠に基づいて処理します。また、当該情報は、当該目的の達成に必要な範囲に限定して利用されます。
自動的に収集する個人情報
当事務所は、自ら運営するウェブサイトその他のオンラインサービスを通じて、個人情報またはこれに関連する情報を自動的に取得する場合があります。これには、クッキー、アクセスログ、アナリティクスその他これに類する技術を用いて取得される情報が含まれます。当事務所が自動的に取得する情報には、例えば以下のような情報が含まれる場合があります。
- インターネット接続およびアクセスログ情報 ウェブサイトへのアクセスに伴い生成される技術的情報。例えば、IPアドレス、アクセス日時、参照元URL、閲覧ページ等
- デバイスおよびブラウザに関する情報 利用者が使用する端末またはブラウザに関する技術的情報。例えば、ブラウザの種類、オペレーティングシステム（OS）、言語設定、デバイスの種類等
- クッキーその他の類似技術により取得される情報 ウェブサイトの利便性向上、利用状況の把握、システム管理および分析のために取得される情報。例えば、クッキーID、セッション情報その他これに類する情報。
当事務所は、ウェブサイトの利用状況を分析し、ウェブサイトの改善、利便性向上および運営管理のために、Google Analyticsを利用する場合があります。Google Analyticsにより取得される情報には、通常、氏名または電子メールアドレスのように特定の個人を直接識別する情報は含まれませんが、利用者の端末またはブラウザに関する情報、閲覧行動に関する情報等が収集される場合があります。当事務所のウェブサイトの編集、保守および技術的管理については、外部の保守管理業者の支援を受ける場合があります。
個人情報の利用目的
当事務所は、以下に掲げる目的で個人情報を利用および処理します。
- 業務の遂行のための利用 当事務所は、当事務所の業務を遂行するために必要な範囲で、上記「取得する個人情報」に記載された個人情報を利用します。これには、例えば以下の業務が含まれます。
- JETプログラム関係業務の実施（参加証明書の発行等を含む）
- 地方自治体および関係機関からの海外活動支援の依頼への対応
- 講演会、セミナーその他のイベント等の企画および運営
- イベント等参加者への案内および連絡
- 講演者、登壇者または協力者への謝金その他の支払い
- 関係機関または自治体との業務連絡および調整
- ニューズレターの配信および配信管理
- ウェブサイト上の各種フォームを通じた申請、問い合わせまたは登録への対応
- 当事務所ウェブサイトの運営、保守及び改善
- 法的義務の遵守 当事務所は、適用される法令および規則を遵守するため、個人情報を利用する場合があります。これには例えば以下が含まれます。
- 会計および税務に関する義務の履行
- 行政機関または監督機関からの要請への対応
- 業務記録の作成および保存
- 法的請求への対応
- 正当な業務運営上の必要性に基づく利用 当事務所は、当事務所の業務を適切に運営するために必要な範囲で、個人情報を利用する場合があります。ただし、このような利用は、個人の権利および利益を不当に侵害しない範囲に限ります。具体的には、以下の目的のために個人情報を利用することがあります。
- 業務運営の管理
- 業務連絡および関係機関との調整
- 当事務所の活動に関する情報の提供
- ウェブサイトの利用状況に関する統計資料の作成、分析および改善
- セキュリティ確保、不正行為の防止および調査
- 当事務所の権利または資産の保護
- 個人または第三者の安全の確保
- 適用法により認められるその他の業務目的
当事務所が個人情報の処理の法的根拠として当事務所の正当な利益に依拠する場合、当該処理の対象となる個人は、その処理に対して異議を申し立てる権利を有する場合があります。当事務所は、当該異議が申し立てられた場合、以下のいずれかを立証できない限り、当該個人情報の処理を中止します。
(1) 当該処理が、当該個人の利益、権利および自由に優先する説得力のある正当な理由に基づくものであること
(2) 当該処理が、法的請求の立証、行使または防御のために必要であること
このような権利の詳細については、下記の「個人情報に関する権利」の章をご参照ください。
- 本人の同意に基づく個人情報の利用 当事務所は、適用される法令により必要とされる場合、本人の同意に基づいて個人情報を取得または利用することがあります。例えば、特別な種類の個人情報の利用、ニューズレターの配信に必要な場合、または特定の法域の法令により同意が必要とされる場合がこれに該当します。
当事務所が本人の同意を求める場合には、当該個人情報の利用目的および利用方法について説明したうえで同意を取得します。本人は、適用される法令の範囲内で、いつでも同意を撤回することができます。ただし、同意が撤回された場合には、当該同意に基づいて実施される業務またはサービスの全部または一部を提供できなくなる場合があります。
個人情報の共有
当事務所は、業務の遂行に必要な範囲において、個人情報を以下に掲げる者と共有することがあります。
- 業務委託先 当事務所は、業務の遂行のため、業務委託先、サービスプロバイダその他の関連事業者に個人情報の取扱いを委託する場合があります。これには、例えば以下のような業務が含まれます。
- 講演会、セミナーその他のイベント等の運営支援
- 情報システムの運用および技術サポート
- データ管理または事務処理業務
- 謝金その他の支払いに関する事務処理
- ウェブサイトの編集、保守および技術的管理
- ニューズレターの配信管理
これらの委託先は、委託された業務の遂行に必要な範囲において個人情報を取り扱います。当事務所は、これらの委託先に対し、契約その他の適切な措置により、個人情報を当事務所の指示に従って適切に取り扱うことを義務付けています。
- 法令に基づく第三者への提供 当事務所は、法令に基づき開示が求められる場合、裁判所、行政機関または監督機関からの要請があった場合その他法令上認められる場合に、個人情報を第三者に開示することがあります。
- 本人の同意に基づく提供 当事務所は、本人の同意または依頼がある場合、個人情報を第三者に提供することがあります。
- 統計情報または匿名化情報の利用等 当事務所は、個人を特定できない形に加工された統計情報または匿名化された情報を、業務分析、研究または統計資料の作成の目的で利用または共有することがあります。
クッキー、アナリティクスおよびパーソナライゼーション
当事務所は、自ら運営するウェブサイトにおいて、クッキー、アクセスログ、アナリティクスその他これに類する技術を利用することがあります。
これらの技術は、例えば以下の目的のために利用される場合があります。
- ウェブサイトの基本的な機能の提供
- ウェブサイトの利便性向上
- ウェブサイトの利用状況の把握
- ウェブサイトの改善および運営管理
- セキュリティの確保
当事務所は、ウェブサイトの利用状況を分析するために Google Analyticsを利用する場合があります。Google Analytics により、利用者のウェブサイト閲覧状況、アクセス経路、利用端末またはブラウザに関する情報等が収集される場合があります。利用者は、ブラウザの設定等により、クッキーの利用を制限または無効化することができる場合があります。ただし、その場合、ウェブサイトの一部機能が利用できなくなることがあります。
16歳未満の方について
16歳未満の方が当事務所に個人情報を提供する場合には、親権者または後見人の同意を得る必要があります。当事務所が、適切な同意なく16歳未満の方の個人情報を取得していると疑われる場合には、当該情報を削除するため、当事務所までご連絡ください（「連絡・お問い合わせ先」をご参照ください）。
個人情報の国外移転
当事務所は、業務の遂行に必要な範囲で、個人情報を当事務所が所在する国または地域以外の国または地域に移転することがあります。これには、当事務所が利用する外部サービス提供者または業務委託先への提供または委託が含まれる場合があります。これらの国または地域では、個人情報保護に関する法令の水準が、個人情報が取得された国または地域と同等でない場合があります。当事務所は、個人情報の移転に際して、適用される法令に従い、適切な保護措置を講じるよう努めます。
情報セキュリティ
当事務所は、取得した個人情報を、不正または不法な利用、改変、無許可のアクセスまたは開示、紛失または破壊から保護するため、技術的、物理的および組織的な安全管理措置を講じています。これには、例えば以下のような措置が含まれます。
- 個人情報へのアクセス権限の管理
- 情報システムのセキュリティ対策
- 個人情報を取り扱う職員に対する適切な管理および監督
- 業務委託先に対する必要な契約上および管理上の措置
もっとも、いかなる情報システムにおいても完全な安全性を保証することはできないため、当事務所は合理的な範囲で適切な安全管理措置の維持および改善に努めます。
個人情報の保存期間
当事務所は、取得した個人情報を、当該個人情報の利用目的を達成するために必要な期間に限り保存します。具体的には、例えば以下のような目的に応じて個人情報を保存する場合があります。
- JETプログラム関連業務の実施および記録管理
- 地方自治体の海外活動支援業務
- セミナー、講演会またはイベントの運営
- 謝金その他の支払いに関する会計および税務対応
- 当事務所の人事管理
また、当事務所は、以下の場合には、必要な期間、個人情報を保存することがあります。
- 法令により保存が義務付けられている場合
- 会計、税務または監査対応のために必要な場合
- 法的請求の立証、行使または防御のために必要な場合
保存期間が経過した個人情報は、適用される法令および当事務所の内部規程に従い、安全な方法で削除または匿名化されます。
個人情報に関する権利
個人は、適用されるデータ保護法令に基づく制限および例外を除き、当事務所が取り扱う自己の個人情報に関して、以下の権利を有する場合があります。
- アクセスする権利 本人は、当事務所が保有する自己の個人情報および当該個人情報の処理に関する情報へのアクセスを求めることができる場合があります。
- 訂正する権利 当事務所が保有する個人情報が不正確または不完全である場合、本人はその訂正または更新を求めることができる場合があります。
- 削除する権利 法令上保存が必要な場合、法的請求の立証、行使または防御のために必要な場合、またはその他正当な理由がある場合を除き、本人は自己の個人情報の削除を求めることができる場合があります。
- 処理に異議を申し立てる権利 当事務所が正当な利益を法的根拠として個人情報を処理している場合、本人は自己の特定の状況に関連する理由に基づき、その処理に対して異議を申し立てることができる場合があります。ただし、当事務所が当該処理について優先する正当な理由を有する場合を除きます。
- 処理の制限を求める権利 一定の場合には、本人は当事務所による個人情報の処理の制限を求めることができる場合があります。例えば以下のような場合が含まれます。
- 個人情報の正確性について争いがある場合
- 個人情報の処理が違法であるが、削除ではなく処理の制限を求める場合
- 当事務所が当該個人情報を利用目的のために必要としなくなったが、法的請求のために保存が必要である場合
- データポータビリティの権利 適用法により認められる場合、本人は、当事務所に提供した個人情報を、一般的に利用される機械可読形式で受け取ること、または他の管理者に移転することを求めることができる場合があります。
- 同意を撤回する権利 当事務所が本人の同意に基づいて個人情報を処理している場合、本人は、将来に向かっていつでも当該同意を撤回することができます。ただし、同意撤回前に行われた処理の適法性には影響を与えません。
本人がこれらの権利の行使を希望する場合には、本ポリシーに記載された連絡先を通じて当事務所にお問い合わせください。
当事務所は、適用される法令に従い、個人情報に関する請求に対応します。また、本人確認のため、必要な範囲で追加情報の提供をお願いする場合があります。
当事務所による個人情報の取扱いについて懸念がある場合には、当事務所にお問い合わせいただくことができます。また、適用される法令に基づき、監督機関またはデータ保護当局に苦情を申し立てる権利を有する場合があります。
特定の法域に関する追加情報：特定の法域に居住する個人は、適用されるデータ保護法令に基づき、本ポリシーに記載された内容に加えて追加の権利または保護を有する場合があります。当事務所は、適用される法令に従い、特定の法域のデータ保護法に基づく追加情報を提供する場合があります。
国別要件：一部の国または地域のデータ保護法令では、個人情報の取扱いに関して追加の情報提供が義務付けられている場合があります。当事務所の個人情報の取扱いおよび個人の権利に関する追加情報については、該当する場合、当事務所が別途提供する国別要件をご参照ください。
その他ウェブサイト
当事務所が提供する情報または案内には、第三者が運営するウェブサイトへのリンクが含まれる場合があります。これらのウェブサイトは、当事務所ではなく第三者によって運営されています。そのため、当事務所は、当該第三者による個人情報の収集、利用または管理について責任を負うものではありません。これらの第三者のウェブサイトをご利用になる場合は、それぞれのウェブサイトに掲載されているプライバシーポリシーをご確認ください。
本ポリシーの改定
本ポリシーは、上記の最終更新日現在の内容です。当事務所は、必要に応じて本ポリシーを改定することがあります。改定が行われた場合には、当事務所のウェブサイトその他適切な方法によりお知らせします。本ポリシーの改定が、既に取得した個人情報の取扱いに重要な影響を与える場合には、適用される法令に従い、合理的な方法により事前に通知するよう努めます。
連絡・お問い合わせ先
当事務所による個人情報の取扱いに関するご質問、苦情またはご要望がある場合には、以下の連絡先までお問い合わせください。
一般財団法人自治体国際化協会ニューヨーク事務所
CLAIR New York Office (Japan Local Government Center)
E-mail: jlgc@jlgc.org
住所：3 Park Avenue, 20th Floor, New York, NY 10016-5902, U.S.A.